Самозанятые: тонкости учета расходов, чтобы налоговая их приняла без сомнений

Казалось бы с тратами, напрямую связанными с работой, у самозанятых проблем не возникает. Но частая ошибка - это оформление документов. Налоговая - дама требовательная и недоверчивая, и если у нее есть сомнения в обоснованности тех или иных операций, будет запрашивать подтверждения. Причем, дает на предоставлении документации всего 10 дней. Поэтому лучше заранее позаботится об этом.

Каждый раз, когда вы оформляете какую-то покупку или трату, напрямую связанную с вашей деятельностью, эта трата должна сопровождаться правильно оформленным счетом-фактурой. Обязательные реквизиты: ваши имя и фамилия, номер NIE и адрес, кто конкретно оказал вам услугу или оформил покупку, описание услуги или товара и дата операции. Также эти траты должны быть зарегистрированы в бухгалтерской отчетности, а некоторые из них обязательно должны быть проведены по безналичному расчету и отражены в банковской выписке.

У налоговой еесть так называемый “Черный список трат”, по которому всегда есть вопросы, так как они косвенно или не на 100% связаны с экономической деятельность.

Из практики: предприниматель постоянно ужинал в ресторанах, как среди недели, так и на выходных с семьей и включал все эти траты в отчетность. Он обратился к нам, потому что налоговая начала проверку его годовой декларации.

При анализе документов выяснилось дополнительно, что почти ни один его поход в ресторан нельзя фискально учесть, потому что у него только чеки и нет ни одной фактуры. В итоге, человеку не учли все эти расходы на 3000 евро. Налоговая сделала перерасчет и, помимо штрафов и пеней, насчитала около 1000 неуплаченного налога.

Еще несколько типичных ошибок при учете расходов. Если вы арендуете квартиру и хотите кк часть зачесть как офис, то, по хорошему, лучше иметь два контракта и фактуры от арендодателя. Первая - на жилую часть, и вторая с IVA для той, которую вы выделили для домашнего офиса.

В отношении коммунальных услуг, вы можете учесть 30% от затрат, соответствующих площади выделенной для офиса. Для этого необходимо, что бы ваша деятельность была зарегистрирована в этой квартире в modelo 036.

Если ваша деятельность напрямую не связана с перевозками людей или грузов, то налоговая так просто не примет затраты на машину. Необходимо обосновать, что транспорт используется исключительно в целях работы. Как это можно сделать? Например, ваша машина обклеена логотипом вашей компании, у вас есть второй автомобиль.

В отношении НДС налоговая разрешает, в случае с личным транспортом, который также используется для работы, учитывать 50% от НДС от покупки, затрат на бензин, паркинг и так далее.

С мобильной связью тот же критерий, что и с транспортными средствами. Необходимо иметь дополнительную линию. Помимо этого у вас должны быть подтверждения, что вы его используете исключительно в рабочих целях. Некоторые телефонные компании имеют специальные тарифы для бизнес-связи.

Чтобы подтвердить затраты на деловые поездки, представительские расходы необходимо сохранить документы о характере встречи. Например, электронное письмо, где есть приглашение, упоминание о времени и места для встречи.

Как вести учет затрат?

На каждую затрату, которую планируется учитывать в своей декларации, должна быть соответствующая фактура или иной документ, подтверждающий операцию, где четко идентифицирован контрагент и исполнитель.

Для разных ИП форма ведения бухгалтерии может отличаться, но для большинства достаточно вести следующие книги:

- Книгу доходов;

- Книгу расходов;

- Книгу инвестиций (для учета амортизаций)

- Книга с полученными фактурами

- Книга с выпущенными фактурами

Затраты регистрируются в книге расходов и полученных фактур, куда и переносятся данные о затратах для дальнейшего расчета налогов. На сайте налоговой есть примеры табличек Excel для ведения этих книг.

Надо ли хранить все документы и сколько?

Исковая давность по налогам 4 года.

В 2024 году у вас могут запросить документы о декларации за 2019 год, и вы будете обязаны их предоставить. У вас могут запросить бухгалтерские книги, контракты, фактуры и подтверждения оплаты.

Опытные бухгалтеры рекомендуют хранить документы в течении более длительного времени - 6 - 10 лет. Это связано с тем, что у вас могут быть активы, которые амортизируются в течении длительного периода, на что должны быть соответствующие документы.

Что будет делать налоговая при проверке?

Проверки бывают ограниченные (comprobación limitada) и полные (inspección). В лимитированных обычно проверяют несостыковки по какому-то одному налогу за определенный период, и документацию, например, НДС 2021 года за 3 триместр.

В полных проверке может подлежать документация за предыдущие 4 года, а также запрашиваются документы за более поздние периоды для выявления причин. Принципиальная разница между этими двумя процессами - объем документов, который может быть затребован для поверки, проверяемый период и непосредственно длительность проверок (около 6-ти месяце, по сравнению с 18-ю месяцами)